Yhtiökokous 2022
Yhtiökokous
Yhtiökokous on yhtiön ylin päättävä toimielin, jossa yhtiön osakkeenomistajat osallistuvat yhtiön valvontaan ja hallintaan käyttämällä puhe- ja äänioikeuttaan. Yhtiökokouksen tärkeimpiä tehtäviä ovat muun muassa hallituksen jäsenten valitseminen ja tilinpäätöksen vahvistaminen. Muut yhtiökokouksen tehtävät ilmenevät osakeyhtiölaista ja yhtiön yhtiöjärjestyksestä. Yhtiön tulee jokaisena tilikautena kutsua koolle yksi varsinainen yhtiökokous. Ylimääräinen yhtiökokous kutsutaan koolle tarvittaessa.
Yhtiökokous 2022
SSH Communications Security Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään perjantaina 25. maaliskuuta 2022 klo 14.00 alkaen yhtiön pääkonttorissa osoitteessa: Karvaamokuja 2B, 00380 Helsinki.
Yhtiökokous järjestetään siten, että osakkeenomistaja tai tämän asiamies ei voi saapua kokouspaikalle.
Yhtiön hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta kokousmenettelystä Suomen eduskunnan hyväksymän väliaikaisen lain (375/2021) nojalla. Yhtiö on päättänyt ryhtyä väliaikaisen lain mahdollistamiin toimiin, jotta yhtiökokous voidaan pitää ennakoitavalla tavalla yhtiöstä riippumattomista epävarmuustekijöistä huolimatta ja yhtiön osakkeenomistajien, henkilöstön ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus huomioiden.
Yhtiön osakkeenomistajat voivat osallistua kokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan ainoastaan äänestämällä ennakkoon sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon.
Ohjeet osakkeenomistajille löytyvät alta sekä yhtiökokouskutsun osassa C. ”Ohjeita kokoukseen osallistuville”.
Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä tiistaina 15.3.2022 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.
Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen ainoastaan äänestämällä ennakkoon jäljempänä kuvatulla tavalla sekä tekemällä vastaehdotuksia ja esittämällä kysymyksiä ennakkoon.
Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat 10.3.2022 klo 12.00, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään 18.3.2022 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä.
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero sekä mahdollisen asiamiehen nimi ja henkilötunnus. Osakkeenomistajien SSH Communications Security Oyj:lle ja Euroclear Finland Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.
Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 10.3.2022 klo 12.00 – 18.3.2022 klo 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:
a) Euroclearin palvelun kautta (10.3. klo 12.00 alkaen)
Ilmoittautuminen ja äänestäminen edellyttää henkilöomistajalta vahvaa sähköistä tunnistamista. Kun henkilöomistaja kirjautuu yhtiön verkkosivujen kautta Euroclear Finland Oy:n palveluun, hänet ohjataan vahvaan sähköiseen tunnistamiseen. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Yhteisöomistajien osalta vahvaa sähköistä tunnistamista ei vaadita. Tällöin yhteisöomistajan on kuitenkin ilmoitettava arvo-osuustilinsä numero, sekä muut vaaditut tiedot. Mikäli yhteisöomistaja käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuutta, ilmoittautuminen edellyttää valtuutetulta vahvaa sähköistä tunnistamista, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Suomi.fi-valtuuksista tarkemmin alla.
b) Postitse tai sähköpostin välityksellä
Osakkeenomistaja voi toimittaa yhtiön internetsivuilla saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Euroclear Finland Oy:lle postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu. Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla postitse tai sähköpostitse ennakkoäänet Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, mikäli samalla toimitetaan edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.
Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Myös osakkeenomistajan asiamies voi osallistua kokoukseen ainoastaan äänestämällä osakkeenomistajan puolesta ennakkoon edellä kuvatulla tavalla.
Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu ennen ilmoittautumisajan päättymistä, mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä.
Yhteisöomistaja voi käyttää myös sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua perinteisen valtakirjan sijaan. Tällöin yhteisö valtuuttaa nimeämänsä valtuutetun Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet käyttämällä valtuusasiaa ”Yhtiökokouksessa edustaminen”. Euroclear Finland Oy:n yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Lisätietoja suomi.fi/valtuudet -sivustolla sekä otsikon "Ohjeet Suomi.fi-valtuuden käyttöön" alla.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 15.3.2022. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään tiistaina 22.3.2022 klo 10.00. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.
Lisäksi omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee huolehtia ennakkoon äänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta.
Ohjeet Suomi.fi-valtuuden käyttöön
Yhteisöomistaja voi käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuutuspalvelua perinteisen valtakirjan sijaan Euroclear Finlandin yhtiökokouspalvelussa. Tällöin yhteisö valtuuttaa nimeämänsä valtuutetun Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet käyttämällä valtuusasiaa ”Yhtiökokouksessa edustaminen”.
Valtuutus on sähköinen valtakirja, jonka tiedot tallennetaan valtuusrekisteriin. Asioidessa toisen puolesta Suomi.fi-valtuuksia hyödyntävässä palvelussa, voimassa olevat valtuudet tarkistetaan valtuusrekisteristä. Valtuus voi olla myös valtuutusoikeus tai edustajan valtuutusoikeus, jolloin valtuutettu voi hallinnoida yrityksen tai yhteisön valtuuksia Suomi.fi-valtuuksissa.
Suomi.fi-valtuuspalvelu hyödyntää myös kaupparekisteriin merkittyjä yhteisöjen edustamistietoja. Jos yhteisöomistajaa edustaa yhtiökokouksessa sellainen henkilö, jolla on yksin yhtiön edustamisoikeus, (esimerkiksi toimitusjohtaja ja nimenkirjoitusoikeudellinen) ei erillistä valtuutusta tarvitse tehdä. Edustamisoikeus oikeuttaa yhtiökokousedustamiseen.
Suomi.fi-valtuuspalvelussa annettu valtuus on yleinen ja koskee yhtiökokouksia yleisesti. Jos yhteisön valtuutus kohdistuu vain tietyn yhtiön yhtiökokoukseen, valtuutus rajataan tarkenteella. Rajaamiseen käytetään kyseisen yhtiön Y-tunnusta.
Kun yhteisöomistaja valtuuttaa edustajansa yhtiökokoukseen Suomi.fi-valtuuspalvelussa, valtuutuksen voi tehdä henkilö, jolla on kaupparekisteriin kirjattu yhteisön edustamisoikeus Suomi.fi-palvelun ehtojen mukaisesti. Suomi.fi-palvelussa tunnistaudutaan omilla henkilökohtaisilla tunnistusvälineillä ja valitaan, minkä yhteisön puolesta valtuuksia annetaan. Sen jälkeen nimetään valtuutettu/valtuutettuja ja annetaan valtuus ”Yhtiökokouksessa edustaminen” valtuusasiaan sekä määritellään valtuuden voimassaoloaika. Jos valtuus kohdennetaan vain tietyn yhtiön yhtiökokoukseen, se rajataan tarkenteella, jossa käytetään kyseisen yhtiön Y-tunnusta.
Suomi.fi-sivustolta löytyy tarkempi ohjeistus sekä erilaiset valtuuttamisvaihtoehdot. Esimerkiksi valtuutusoikeuden käyttäminen voi soveltua hyvin yhtiökokousasioihin. Valtuuttaminen on lisäksi mahdollista myös siten, että valtuutettu pyytää valtuutta ja valtuuttaja vahvistaa valtuuden. Tällöin on hyvä huomata, että valtuus on voimassa vasta kun valtuuttaja on sen vahvistanut.
Jos yhteisöomistaja käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuutta, valtuutetun tulee yhtiökokoukseen ilmoittautuessa tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella Euroclear Finlandin yhtiökokouspalvelussa. Sen jälkeen hänet ohjataan Suomi.fi-palveluun ja hänen asiointivaltuutensa tarkistetaan automaattisesti, jonka jälkeen hänet ohjataan takaisin Euroclear Finlandin palveluun. Asiointivaltuus voi perustua sähköiseen Suomi.fi-valtuutukseen tai kaupparekisteriin perustuvaan edustamisoikeuteen. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Yhteisöomistaja voi tehdä ilmoittautumistietojen ja valtuutettujen muutoksia suoraan Euroclear Finlandin palvelussa ilmoittautumisajan päättymiseen saakka. Jos muutoksia tulee vielä ilmoittautumisajan jälkeen, osakkeenomistajan on oltava yhteydessä agm@ssh.com.
Muut tiedot
Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen agm@ssh.com viimeistään 9.3.2022 klo 12.00. Vastaehdotuksen tekevän osakkeenomistajan on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä riittävä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi yhtiökokouksessa sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon.
Yhtiö julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset näillä sivuilla viimeistään 10.3.2022 klo 12.00.
Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 15.3.2022 klo 12.00 asti sähköpostitse osoitteeseen agm@ssh.com
Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä näillä sivuilla viimeistään 16.3.2022. Kysymysten ja vastaehdotusten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.
Yhtiökokousdokumentit
Voit ladata yhtiökokousdokumentit seuraavista linkeistä:
Yhtiökokouskutsu
Osakkeenomistajien ehdotus hallituksen kokoonpanoksi ja hallituspalkkioiksi
CV Catharina Candolin
Hallituksen ehdotus antivaltuuksista
Hallituksen ehdotus omien osakkeiden hankkimisvaltuuksista
Hallituksen ehdotukset muista asioista
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmistä
Palkitsemisraportti 2021
Hallituksen toimintakertomus ja tilinpäätös
Tilintarkastuskertomus
Toimitusjohtajan katsaus
Voit katsoa toimitusjohtaja Teemu Tunkelon katsauksen yhtiökokoukselle 11.3 klo 12.00 alkaen seuraavasta linkistä: Toimitusjohtajan katsaus
Tehdyt vastaehdotukset ja kysymykset vastauksineen
Pääset seuraavista linkestä alasivuille, joista näet yhtiökokoukselle tehdyt vastaehdotukset ja osakkeenomistajien esittämät kysymykset.
Vastaehdotukset (vastaehdotuksia ei tehty määräaikaan mennessä)
Johdolle esitetyt kysymykset ja vastaukset (määräaikaan mennessä ei esitetty kysymyksiä)
